Privacy Statement

Versie: 12-05-2025

De besloten venootschap Travel Health Clinic Oost B.V. gevestigd en kantoorhoudende te (7555DL) Hengelo aan het adres Geerdinksweg 139 77 (hierna te noemen: THCI) is de verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens zoals bedoeld en genoemd in deze privacyverklaring.

Verwerking op basis van de grondslag “Uitvoering overeenkomst” en/of “Wettelijke verplichting”

Uitvoering overeenkomst

THCI verzorgt reisvaccinaties en gezondheidsadviezen. Dit gebeurt in de regel op basis van gesloten overeenkomsten van opdracht.

Om aan deze overeenkomsten de juiste uitvoering te geven, is het voor THCI noodzakelijk gegevens te verwerken. Dit geschiedt op basis van de grondslag “uitvoering overeenkomst”

Deze gegevens die daarbij worden verwerkt kunnen betrekking hebben op data waarmee individuen kunnen worden geïdentificeerd. Het kan daarbij gaan om

• NAW-gegevens;
• BSN;
• Geboortedatum;
• E-mailadressen;
• Telefoonnummers;
• Bankrekeningnummers c.q. betaalgegevens;
• Medische informatie en/of gegevens, zoals de reisanamnese en de gezondheidsverklaring;
• Andere gegevens die van doen hebben met het aangaan of afwikkelen van een overeenkomst, en die actief door de klant worden verstrekt.

Wettelijke verplichting

Daarbij is het voor THCI op basis van de fiscale administratie- en bewaarplicht noodzakelijk om de gegevens die tot de basisadministratie horen gedurende 7 jaren op te slaan en te bewaren.

Daarnaast is er ook sprake van medische wet- en regelgeving waaraan THCI zich heeft te houden.

Voor zover hiervan sprake is, verwerkt THCI de gegevens op basis van de grondslag “wettelijke verplichting”.
T.a.v. de beide hierboven genoemde grondslagen verkrijgt THCI deze gegevens wanneer zij haar dienstverlening uitoefent, maar ook wanneer er door een (nieuwe) relatie contact wordt gezocht, dit al dan niet via website, contactformulier van, of (e-mail)correspondentie met THCI, en er door deze relatie gegevens worden verstrekt.

Waar nodig zullen deze gegevens door THCI worden verwerkt.

In andere gevallen waarin THCI het nodig acht om gegevens van u te verwerken, en waarbij er geen sprake is van een wettelijke grondslag, zal er door THCI “toestemming” worden gevraagd.

Voor zover er sprake is van de verwerking van medische gegevens (welke vallen onder de categorie “bijzondere persoonsgegevens”) worden daarvoor de benodigde extra maatregelen getroffen.

Cookies en analyseprogramma’s

Ten behoeve van marketingdoeleinden kan THCI daarbij gebruik maken van (de plaatsing van) cookies en programma’s voor de analyse van de verkregen (cookie)data. Hiermee wordt het voor THCI mogelijk om in bepaalde mate marktonderzoek te doen.

Met analyseprogramma’s is het mogelijk om informatie te verkrijgen die mogelijk kunnen leiden tot de identificatie van enig (natuurlijk) persoon. Om die reden vallen ook deze gegevens onder de werking van de AVG.

Informatie met betrekking tot de cookies die door (of in opdracht van) THCI worden geplaatst en/of worden geanalyseerd, en de gegevens die daardoor vervolgens al dan niet worden verwerkt, vindt u onderaan deze privacyverklaring terug.

Ook hierbij geldt: voordat tot registratie en verwerking van gegevens t.b.v. deze marketingactiviteiten wordt overgegaan, wordt toestemming gevraagd aan de klant.

Hoelang worden (persoons-)gegevens door THCI bewaard

Ingevolge de Nederlandse fiscale wetgeving is THCI verplicht om gegevens gerelateerd aan de boekhouding gedurende 7 jaren te bewaren.

Medische gegevens, en daaronder ook de gegevens m.b.t. de vaccinaties te verstaan, worden 20 jaar bewaard.

Gegevens die zijn verkregen door het gebruik van analyseprogramma’s worden uiterlijk 50 maanden na registratie verwijderd. THCI stelt deze termijn als redelijk te zien, nu zij deze periode nodig heeft om gevolg te kunnen geven aan de uitkomst van het marktonderzoek en het productassortiment en het beleid daarop aan te passen.

Onderaan deze privacyverklaring is een overzicht te vinden van de gebruikte en geplaatste cookies samen met de bewaartermijn per cookie.

(Persoons-)gegevens die niet van doen hebben met één van bovenstaande opties worden binnen 6 maanden na ontvangst verwijderd of dusdanig aangepast dat de gegevens niet langer te herleiden zijn tot een specifiek natuurlijk persoon.

Met wie deelt THCI de gegevens

Ten behoeve van een goede dienstverlening wordt THCI vaker bijgestaan door medici uit onder meer het betrokken ziekenhuis. Deze medici hebben t.b.v. de dienstverlening toegang tot het beveiligde interne systeem van THCI.

Met u als klant worden ook gegevens gedeeld. Indien hiervan sprake is, wordt dat waar nodig gedaan via daarvoor ingerichte beveiligde (zorg-)communicatiekanalen.

Indien de dienstverlening geschiedt op verzoek of in opdracht van uw werkgever, kan het zijn dat uw werkgever de factuur van de vaccinatie ontvangt. Hierop worden beperkt uw gegevens vermeld t.b.v. een goede administratieverwerking.

Voor een goede bedrijfsvoering is THCI ertoe gehouden een accountant en een partij tbv de website (en aanverwante onderdelen zoals hosting en internetmarketing) in te schakelen. Tevens maakt THCI gebruik van programma’s zoals Office 365 van Microsoft.

Deze partijen hebben theoretisch gezien (in beperkte mate) toegang tot de gegevens (van de relaties) van THCI. Met deze partijen maakt THCI waar nodig afspraken om de bescherming en het gebruik van deze gegevens te regelen.

M.b.t. marketingactiviteiten

Zoals eerder beschreven worden door THCI bedrijven en/of cookies en/of programma’s ingezet en behoeve van marketingactiviteiten.

Door deze partijen wordt reeds verzamelde data en/of data die wordt verkregen na gebruik ingezet ten behoeve van marktonderzoek, verbetering van website en dienstverlening. Met deze partijen gaat THCI waar nodig een verwerkersovereenkomst aan om de bescherming en het gebruik van deze gegevens te regelen

Andere derden

Zonder toestemming van de relatie van THCI worden er verder geen gegevens gedeeld met andere derden. Enige uitzondering hierop is het geval THCI hiertoe wordt verplicht op grond van een wettelijke bepaling.

Delen van gegevens met partijen buiten de EU

Voor het gebruik van programma’s / partijen wordt door THCI onderzoek gedaan en/of advies ingewonnen bij derden, zoals bijv haar accountant of haar internetmarketingbureau. Indien daaruit het advies volgt om de gegevens te laten verwerken door een partij buiten de EU dan zal met die partij waar nodig een specifieke verwerkersovereenkomst worden aangegaan.

Beveiliging van gegevens

THCI heeft een professionele partij ingeschakeld t.b.v. de bouw van de website waarbij ook het beveiligingsaspect binnen de website is afgedekt.

Uw rechten met betrekking tot de verwerking en bescherming van persoonsgegevens

Ingevolge de Algemene Verordening Persoonsgegevens heeft u verschillende rechten omtrent uw persoonsgegevens. Deze rechten zijn hieronder weergegeven. Wanneer u een verzoek en/of opmerking heeft met betrekking tot één of meerdere van deze rechten, dan kunt u zich tot THCI wenden via onderstaande contactgegevens. Uw verzoek verwerken wij binnen 14 dagen.

• Via de website: www.thci.nl/contact
• Per e-mail: info@thci.nl
• Telefoon: 088-2914900
• Post: THCI, Geerdinksweg 139-77, 7555 DL Hengelo

Recht op inzage

Zo heeft u het recht op inzage in de gegevens die THCI van u beschikbaar heeft.

Recht op correctie, beperking en verwijdering

U heeft ook het recht om de gegevens die THCI van u beschikbaar heeft te laten corrigeren, aan te vullen of in zijn geheel te laten verwijderen.

Met betrekking tot de verwijdering van gegevens dient THCI zich te houden aan de bewaarplicht die haar wordt opgelegd ingevolge de Wet. THCI ontkomt er dan ook niet aan de gegevens die onder deze bewaarplicht vallen te bewaren. Alle (eventuele) overige gegevens worden daarbij – na uw uitdrukkelijk verzoek –  wel verwijderd uit de systemen van THCI.

Ook heeft u het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat THCI uw gegevens wel bewaart, maar verder niet langer gebruikt. Hiervan kan in meerdere gevallen sprake zijn. Een voorbeeld hiervan is een aan te vangen juridisch proces waarvoor u de gegevens nodig kunt hebben. Wanneer u van mening bent dat u het recht op beperking toekomt, wordt u verzocht contact met THCI op te nemen.

Recht op dataportabiliteit

U heeft daarnaast ook het recht om de persoonsgegevens die THCI van u bewaart te ontvangen in een machine-leesbaar formaat. U kunt deze gegevens dat vervolgens bijvoorbeeld ter bewaring of verwerking opnemen in uw database of die van een derde partij.

Recht op intrekken van toestemming

U heeft het recht om de door u verleende toestemming tot verwerking van bepaalde persoonsgegevens in te trekken. Wanneer u daartoe een verzoek wenst te doen, kunt u ons bereiken via 1 van de bovenstaande contactmogelijkheden.

Klachten & de Autoriteit Persoonsgegevens

THCI hoort het graag wanneer er klachten zijn omtrent de verwerking en bescherming van gegevens. U heeft zelfs het recht om hierover bij THCI een officiële klacht in te dienen. Ook hiervoor kunt u gebruik maken van bovenstaande contactgegevens.

Op grond van de privacywetgeving heeft u ook het recht een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

(https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons)

Wijzigingen m.b.t. deze privacyverklaring

De inhoud van deze verklaring kan op den duur wijzigen. THCI adviseert dan ook de privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Aan de hand van de datum bovenaan de verklaring kan worden afgeleid wanneer de verklaring voor het laatst gewijzigd is.

Vragen?

Heeft u verder nog vragen of opmerkingen over de verwerking of bescherming van uw (persoons-)gegevens dan staan wij u graag te woord. Onze contactgegevens vindt u eerder in deze privacyverklaring terug.